top of page

Qu'est-ce que l'automatisation des tâches ?

Comme tout employé, chaque jour, vous effectuez des tâches répétitives dans votre activité. De nombreuses saisies à faire, des difficultés à les collecter et synthétiser ou des pertes de temps pour faire des contrôles et des validations sont des tâches que vous effectuez ?


Elles sont répétitives, à faible valeur ajoutée, chronophages et fastidieuses. Ses tâches provoquent un sentiment d’ennui et de routine qui conduit souvent à la démotivation. Il faut donc prendre du recul sur son poste pour trouver une solution d’automatisation de certaines tâches pour ne plus perdre de temps et se consacrer à d'autres missions.





Pourquoi automatiser ses tâches ?


L’objectif est d’en éliminer un maximum pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ces tâches répétitives diminuent sérieusement votre productivité. Des risques importants d’erreurs sont possibles : retards de facturation, mauvaise analyse…


En investissant dans un logiciel d'automatisation, vous pourrez sortir de cette routine et gagner en efficacité. Il est important de savoir que plus une tâche est répétitive, plus elle sera automatisable.

L’automatisation des processus permet de :

  • Standardiser les méthodes

  • Améliorer l’efficacité

  • Simplifier les contrôles

  • Faciliter la facturation

  • Disposer d’informations détaillée sur l’activité

Avant d’automatiser une tâche, il faut :

  1. Identifiez les tâches répétitives effectuées chaque jour

  2. Mesurez le temps passé pour chaque tâche

  3. Listez & détaillez les étapes pour réaliser la tâche

  4. Précisez si elles sont automatisables et proposez une solution pour l’automatiser




Quelles sont les tâches automatisables ?


Voici quelques exemples de tâches automatisables :

  • Le rappel des dates butoirs sur des tâches importantes comme la facturation, relances de règlements...

  • L’édition de documents type comme les devis, les factures...

  • Le pré-remplissage de données

  • La planification simplifiée

  • Les reportings et exports Excel automatiques


Les 3 outils d'automatisation



Zapier permet de pouvoir automatiser des processus sur n’importe quel outil numérique : Google Sheets, Twitter, Gmail, Facebook Lead Ads, Mailchimp, Google Calendar, Buffer, Google Drive, Active Campaign Trello, ClickFunnels, Slack et bien d’autres…

Depuis 2012, Zapier est un outil performant et très intuitif. Il est très complet pour réaliser les automatisations et dispose d'une interface très visuelle avec plus de 2 000 intégrations.

Gratuitement, Zapier propose 5 automatisations et 100 actions par mois.


Exemple d'automatisation :

Lorsque quelqu'un s'abonne à la newsletter, l'automatisation est de créer un événement Google Analytics.



Voici une alternative à Zapier qui est beaucoup moins coûteuse ! Cet outil dispose de plus de 100 intégrations. Il laisse beaucoup moins de choix que Zapier mais si les intégrations que vous utilisez sont présentes sur Automate, cet outil suffit largement.


Automate propose une offre gratuite avec 5 automatisations possibles qui ne dépassent pas 250 actions par mois .


Exemple d'automatisation :

Lorsqu'un visiteur remplit un formulaire sur un site web, les données peuvent être automatisées et rempliront directement un tableur Google Sheet.



Integromat vous permet d'automatiser vos processus manuels et a la capacité de transférer et transformer des données.

Il dispose de presque 400 services que vous pourrez connecter pour lancer des scénarios automatisations. Parmi lesquelles : Sendinblue, Pipedrive, MailerLite, Facebook Lead Ads, Shopify, WordPress, Magento...

Integromat est le moins cher de ses trois outils.


Une offre gratuite existe. Elle vous permettra d’effectuer 1 000 opérations par mois.


Exemple d'automatisation :

Enregistrer les pièces jointes de votre boite Gmail sur un dossier dans Google Drive en automatisant ce scénario.





10 bonnes raisons d’utiliser un de ces logiciels d’automation

  1. Coût abordable - Des logiciels d'automatisations qui ont un coût faible pour les tâches réalisées

  2. Mise en place rapide - On peut créer une automatisation est simple et rapide. Vous n’avez juste qu’à sélectionner les applications que vous souhaitez intégrer, authentifier leur accès, et l’outil vous guide pour le reste !

  3. Intégrations sur de nombreux outils - Presque toutes les plateformes connues ou applications que vous utilisez ont sûrement une intégration sur un de ces logiciels d’automatisation.

  4. Facilité d’utilisation - Automate.io, Zapier et Integromat sont des outils visuels et très simples à utiliser. Leurs interfaces sont bien pensées.

  5. Des automations déjà toutes faites - Vous retrouverez une librairie des automatisations les plus populaires et vous n’aurez plus qu’à y connecter vos applications pour les faire fonctionner.

  6. Fini les erreurs d'inattention - Une faute sur l'écriture d'un nom ou d'un email mal écrit… Le robot se charge de faire vos tâches.

  7. Un suivi pour voir si tout fonctionne - Vous pourrez voir sous forme de rapports d’activité toutes les actions automatiques qui sont réalisées. Lorsqu’un outil n’arrive pas à exécuter une tâche, il vous le signalera automatiquement par e-mail.


Après toutes ces petites informations, vous en savez plus sur l'automatisation et ses outils. A vous de faire votre choix. N'hésitez pas à me contacter pour plus d'informations, je me ferai un plaisir de vous répondre !


A très vite,


Eline - EJ Digital Consulting

Comments


bottom of page